Eficiencia y crecimiento en Grupo Mavesa: implementando sistema de cotización personalizado con HubSpot

Con mas de  90 años de experiencia y liderazgo en el mercado automotor ecuatoriano, Grupo Mavesa se ha consolidado como una empresa de referencia en el sector, expandiéndose a lo largo de 12 ciudades de Ecuador con más de 27 sucursales. La compañía ofrece una amplia variedad de productos y servicios de marcas reconocidas como Hino, Citroën, DS Automobiles, Dongfeng, ZXAuto LiuGong y  Bomag. Sus servicios posventa abarcan segmentos de transporte pesado, liviano y de trabajo, incluyendo talleres especializados, repuestos genuinos, centros de servicios multimarca y una planta de reencauche moderna. Para fortalecer su presencia en línea, Grupo Mavesa cuenta con un sitio web principal, así como sitios web específicos para cada marca de vehículos que gestionan.

Principales desafíos:

Los principales desafíos que enfrentaba Grupo Mavesa abarcaban diversos aspectos clave de su proceso de cotización y la experiencia de sus asesores comerciales. Estos desafíos incluían:

1. Mejorar la experiencia de gestión comercial para sus asesores: Los asesores comerciales enfrentaban dificultades para manejar múltiples solicitudes de cotización y realizar seguimiento a las oportunidades de venta de manera eficiente, lo que a menudo resultaba en una menor productividad.

2. Automatizar y optimizar el proceso de cotización: El proceso de cotización manual basado en una plantilla de Excel era propenso a errores y consumía mucho tiempo. Grupo Mavesa buscaba una solución que permitiera agilizar y automatizar este proceso para mejorar la eficiencia y la precisión de las cotizaciones.

3. Transformar la plantilla de cotización en Excel a una compatible con HubSpot: Para aprovechar al máximo las funcionalidades de Hubspot, Grupo Mavesa necesitaba convertir su plantilla de cotización en Excel a una que pudiera integrarse fácilmente con la plataforma, lo que permitiría una gestión más efectiva de los datos y un mejor seguimiento de las oportunidades de venta.

4. Personalizar las propiedades de los productos en función de las necesidades específicas del cliente: El proceso de cotización debía ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades individuales de cada cliente, lo que incluye ajustes en los parámetros financieros, como la tasa de interés y el plazo de financiamiento.

5. Facilitar la comunicación y seguimiento con los clientes: Los asesores comerciales necesitaban una forma eficiente de comunicarse con los clientes y hacer seguimiento a las cotizaciones enviadas, lo que les permitiría cerrar más oportunidades de venta y mejorar la satisfacción del cliente.

6. Integrar la reportería en tiempo real: Grupo Mavesa buscaba una solución que les proporcionará informes en tiempo real sobre el rendimiento de las cotizaciones y la actividad comercial, lo que les permitiría tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias de venta según sea necesario.

Solución

Para abordar los desafíos que enfrentaba Grupo Mavesa, se desarrolló una solución integral en Hubspot que incluía un sistema cotizador personalizado y fácil de usar. La solución abordó los desafíos mencionados y mejoró la eficiencia en el proceso de cotización y la gestión de seguimiento comercial.

La solución consistió en los siguientes componentes:

1. Plantilla de cotización personalizada: La plantilla se diseñó para incluir todos los campos necesarios para generar una cotización precisa y detallada, incluyendo la calculadora de cuotas y fórmulas de cálculo.
2. Integración con herramientas de Hubspot: Se utilizaron diversas herramientas de Hubspot, como Cotizaciones, Productos/Elementos de Línea, Negocios, Previsión de Negocios y Correo Electrónico directo, para facilitar la gestión de datos y seguimiento de oportunidades de venta.

Caso de uso:

Un cliente potencial se pone en contacto con Grupo Mavesa para solicitar una cotización para un vehículo . Anteriormente, el asesor comercial tendría que utilizar la plantilla de Excel para realizar los cálculos manualmente y enviar la cotización por correo electrónico. Con la nueva solución en Hubspot, el proceso se simplifica y automatiza de la siguiente manera:

• El asesor comercial ingresa los datos del cliente y selecciona el vehículo en la plantilla de cotización personalizada en Hubspot.
• La plantilla calcula automáticamente el precio total del vehículo, las cuotas y otros detalles financieros, como la tasa de interés y el plazo de financiamiento, según las necesidades específicas del cliente.
• La cotización generada se convierte en un enlace de seguimiento, para ser enviado por correo electrónico, whatsapp o ser descargado en un documento PDF.
• El asesor comercial puede hacer seguimiento a la cotización a través del módulo de Negocios en Hubspot, lo que facilita la gestión de oportunidades de venta y la comunicación con el cliente.

• Los informes en tiempo real y las previsiones de negocios permiten a Grupo Mavesa analizar el rendimiento de las cotizaciones y ajustar sus estrategias comerciales según sea necesario.

Con esta solución, el proceso de cotización se ha vuelto más eficiente y preciso, lo que mejora la experiencia tanto de los asesores comerciales como de los clientes, y permite a Grupo Mavesa cerrar más oportunidades de venta y optimizar sus estrategias comerciales.

Resultados Obtenidos

Tras la implementación de la solución personalizada en Hubspot, Grupo Mavesa experimentó mejoras significativas en la eficiencia de su proceso de cotización y en la gestión comercial. Entre los logros alcanzados, se destacan:

1. Reducción del tiempo de gestión y diligenciamiento de una cotización en un 75%, lo que permite a los asesores comerciales manejar un mayor volumen de solicitudes y centrarse en brindar un servicio al cliente de alta calidad.
2. Mayor visibilidad del seguimiento de cotizaciones en toda la organización, lo que facilita la comunicación entre los asesores comerciales y otros departamentos, como financiero y posventa.
3. Reportería en tiempo real que permite a los gerentes y ejecutivos de Grupo Mavesa tomar decisiones informadas y ajustar sus estrategias comerciales según sea necesario.
4. Aumento en la satisfacción del cliente debido a un proceso de cotización más rápido y preciso, lo que mejora la experiencia del cliente y fortalece la posición de Grupo Mavesa en el mercado automotor ecuatoriano.

"Desde que implementamos la solución personalizada en Hubspot, hemos observado mejoras notables en nuestra eficiencia y en la satisfacción de nuestros clientes. Nuestros asesores comerciales ahora pueden manejar un mayor volumen de solicitudes de cotización y brindar un servicio al cliente más rápido y preciso. Además, la visibilidad y la reportería en tiempo real nos han permitido tomar decisiones informadas y ajustar nuestras estrategias comerciales para seguir creciendo en el mercado automotor ecuatoriano. Estamos muy satisfechos con los resultados obtenidos y confiamos en que esta solución continuará impulsando el éxito de nuestra empresa en el futuro".
Galo Molina - Especialista de Business Intelligence & CRM, Grupo Mavesa