Colegio Áleph logra crecimiento récord durante pandemia implementando Hubspot

El Colegio Áleph es una institución educativa ubicada en Lima - Perú, perteneciente al Grupo Transforma, que brinda educación kinder, primaria y secundaria, y tiene el enfoque de formar a sus alumnos para ser protagonistas de su propio aprendizaje. 

En Áleph se diseñan experiencias significativas de aprendizaje a través de proyectos interdisciplinarios de investigación y laboratorios de matemática, literacidad e inglés. Todas estas experiencias permiten consolidar competencias de acuerdo a la edad de cada niño, cumpliendo y superando las metas del Currículo Nacional. De la mano de sus maestros, los niños son constructores de su propio aprendizaje en un ambiente altamente motivador que busca el desarrollo de un vínculo apasionante y comprometido con el proceso de aprender.

Los principales desafíos

• Pandemia

En el año 2020, el Covid-19 afectó la matrícula escolar. Los padres retrasaron la decisión porque mantuvieron a sus hijos en casa y muchos colegios se vieron afectados por esta nueva realidad. Colegio Áleph implementó la educación remota para sus alumnos actuales, sin embargo necesitaban optimizar su proceso digital ya que éste se había convertido en el principal punto de contacto de sus potenciales clientes.

• Proceso comercial 

El proceso que llevaban antes de implementar Hubspot era totalmente manual. Se realizaba un seguimiento de sus prospectos a través de un excel, y al tener varios puntos de contacto tanto digital como offline, muchos leads se perdían en el proceso o no eran atendidos a tiempo. 

• Gestión de clientes potenciales

Al tener un proceso manual, la gestión de sus prospectos no se daba en el tiempo esperado. Además, el colegio brinda una charla virtual a todos los padres interesados donde se explica la metodología y se resuelven todas las dudas. Es una de las etapas esenciales donde se puede lograr una conversión, sin embargo este evento no tenía un seguimiento automatizado tanto antes como después para asegurar el interés y posterior conversión de los asistentes.

El equipo: Grows and HubSpot

El Colegio Aleph contactó a Grows, HubSpot Diamond Partner para revisar cuáles son algunas de las mejores opciones disponibles para desarrollar un proyecto que:

• Mejore la adquisición de clientes potenciales
• Mejore el tiempo de contacto para la calificación de ventas
• Mejore la visibilidad y el control de todo el proceso comercial

De esta manera, se inició el trabajo de ambos equipos de trabajo para conocer a detalle todo el proceso de marketing y comercial, y así definir un plan de acción que aborde todas las necesidades del colegio.

Acciones que llevaron a mejorar la estrategia digital del colegio Áleph

• Intervención del sitio web con Hubspot para entender el comportamiento e interacción de los usuarios durante el recorrido del comprador.

   

  

  Se intervino el formulario web de solicitud de información con Hubspot para que así, los datos guardados de potenciales clientes automáticamente ingresen a un flujo de atención y asignación comercial.

• Asignación y habilitación comercial de manera automatizada para una atención eficiente y en menos tiempo, a través de un workflow de ventas.

• Creación de pipeline de negocios. De esta manera se definieron las etapas por las que un prospecto pasaba hasta convertirse en cliente, y se pudo optimizar la gestión comercial en cada etapa. Esta visibilidad de los negocios permitió enfocar esfuerzos en las etapas con mayor acumulación de contactos.

• Implementación de flujos de nutrición para las charlas de admisión. Esta charla es un paso fundamental en el proceso de cierre de un prospecto y al implementar este workflow se podía hacer un seguimiento a los padres que asistieron y no dejar que se enfríe su interés.

• Creación de base de conocimientos para las preguntas frecuentes de los potenciales clientes. Se recolectó las preguntas más comunes que los padres tenían al momento de contactar al colegio, y lo colocamos dentro de la base de conocimientos de la herramienta para bajar la carga de estas preguntas en atención al cliente y ayudar a los prospectos a tener respuestas rápidas.

Lo que se logró

• Crecimiento en visitas a la web. Desde la implementación de Hubspot en Mayo 2021, e integración de los activos digitales de la web, se ha logrado un crecimiento sostenido en las visitas al website del colegio Áleph.

• Crecimiento en número de leads obtenidos. Gracias a la estrategia digital implementada a través de Hubspot, y al agilizar el proceso comercial, el Colegio Áleph logró aumentar el número de captación de leads en medios digitales.

• Crecimiento en oportunidades de clientes. Sin duda al optimizar los procesos de captación y atención de leads, se incrementó el número de negocios creados en Hubspot.
  
  
• Mejora del tiempo de atención a los potenciales clientes. Desde la implementación de Hubspot se pudo hacer un mejor seguimiento al tiempo de atención de los potenciales clientes, optimizándose en el proceso y logrando acortar estos tiempos de manera significativa.

Tiempo inicial

Tiempo actual

• Performance de las charlas de admisión. Las charlas de admisión es la etapa fundamental donde se convierte a los leads en oportunidades. Gracias al seguimiento automatizado para luego de la charla, se incrementó el número de negocios creados a partir de los asistentes. 
  
  
• Número de clientes cerrados a partir de la implementación de Hubspot. A partir de la implementación de Hubspot se logró el cierre de más de 200 alumnos admitidos en los últimos años y los siguientes, de los cuales el 50% pertenecen al 2021, el 31% para el 2022, el 16% para el 2023 y el 3% para el 2024. 

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"El equipo de Grows, y su amplio conocimiento en Hubspot, nos ha ayudado a ordenar, mejorar y gestionar de una mejor manera el entorno comercial y de marketing del colegio Áleph, de modo que se mejoró la relación con nuestros clientes potenciales y actuales"

Micaela Vidal - Jefe Marketing y Comunicaciones del Grupo Transforma