Cómo Grupo Mavesa redujo 70% el tiempo de su proceso de selección de personal con HubSpot

Introducción

Grupo Mavesa, uno de los grandes referentes del sector automotriz en Ecuador, incorporó HubSpot como su plataforma CRM en 2022 para gestionar diversos procesos dentro de la compañía. Si bien originalmente el módulo de tickets está orientado al servicio al cliente o gestión postventa, la compañía enfrentaba un desafío crítico fuera del ámbito comercial: la gestión de postulaciones y el flujo de selección de personal dentro del área de Recursos Humanos.

Los principales desafíos

Los principales desafíos para el proceso de reclutamiento y selección se vieron reflejados en la cantidad de postulaciones que se recibían y tener una correcta gestión de postulantes a través de un sistema. A continuación, detallamos los principales desafíos para el Grupo Mavesa:

1. Volumen excesivo de postulaciones: más de 150 hojas de vida enviadas por correo.
   
   El elevado nivel de postulaciones por vacante que se gestionaban por el canal de correo generaba una saturación de la gestión de los procesos de selección y sobre todo de la bandeja de entrada, la cual no permitía realizar un seguimiento correcto.

Es así que el Grupo Mavesa buscaba contar con una solución que permitiera modernizar el proceso de reclutamiento y selección, centralizar la información de los postulantes, cumplir con la normativa vigente para no incurrir en problemas legales con el uso de datos y sobre todo, ofrecer una experiencia profesional tanto para los candidatos, como para el equipo responsable del proceso de selección.

La solución y plan

Grows identificó la oportunidad de extender el uso del módulo de tickets para convertirlo en un pipeline completo de reclutamiento, integrando tecnología, automatización y experiencia de usuario en un solo flujo.

Las acciones implementadas fueron:

1. Integración del proceso de postulación con el sitio web corporativo

Los candidatos ahora aplican directamente desde la web de Grupo Mavesa. Cada formulario recoge información estructurada y carga de CV, eliminando el correo electrónico como canal de ingreso.

Se implementó un formulario de HubSpot que permite recibir las postulaciones y hojas de vida directamente desde el sitio web y almacenarlos en HubSpot para la respectiva gestión del proceso de selección.

Para optimizar el proceso que se llevaba a través de correos se implementó un pipeline para el proceso de selección, el cual crea tickets de manera automática luego del registro en el formulario de postulación. Cada postulación se registra como un ticket clasificado por vacante, permitiendo:

• Visualización ordenada del total de aplicantes.
• Filtrado, priorización y descarte de perfiles.
• Seguimiento detallado de cada fase del proceso.

El pipeline de tickets creado en HubSpot permite hacer seguimiento al proceso de los postulantes a través de etapas desde el ingreso de la información hasta su contratación o rechazo:

3. Automatización del flujo de asignación

Se implementó un workflow (flujo automatizado) que asigna automáticamente cada vacante a la especialista de selección correspondiente, garantizando rapidez, trazabilidad y cumplimiento de SLA.

Utilizando la automatización a través de workflows en HubSpot se logró asignarlo a personas específicas dentro del equipo de selección, de acuerdo al puesto que postula el candidato:

El formulario de postulación dentro del sitio web permite visualizar las vacantes disponibles para que el candidato pueda seleccionar y aplicar a ese cargo:

Es así, que el uso de estas herramientas de HubSpot permite centralizar los procesos de selección para diferentes puestos dentro del Grupo Mavesa y también para las distintas sucursales.

Un punto crítico en la implementación de este proceso fue activar las notificaciones al equipo de selección para que puedan recibir las postulaciones en tiempo real y no generar demoras en el proceso.

A través de la automatización en HubSpot y la creación de registros se pudo configurar la creación de tickets con la información personalizada de los postulantes, además del cargo al que aplican. Esto ayuda a tener una mejor gestión y sobre todo información ajustada a las necesidades del área para un adecuado proceso de selección.

5. Cumplimiento normativo

La centralización en HubSpot garantiza que la información se procese en entornos seguros y alineados con la legislación de protección de datos. Asimismo, el gestionar las postulaciones a través de un formulario de HubSpot permite asegurar la aceptación del uso de información de los postulantes.

Resultados e impacto

La transformación del proceso de selección de Grupo Mavesa generó mejoras contundentes tanto en eficiencia interna como en experiencia del candidato:

1. Reducción del tiempo de revisión de postulantes de 10 días a solo 3 días.

En palabras de Galo Molina, Jefe de BI y CRM, el proceso que antes era operativo, manual y altamente vulnerable, hoy es un flujo ágil, medible y escalable, completamente administrado desde HubSpot.

Uso de Breeze AI

El uso de la IA no pudo quedar fuera de esta implementación, gracias al uso de Breeze AI dentro de la gestión del proceso de selección. Grupo Mavesa incorporó funcionalidades de Breeze AI de HubSpot para potenciar aún más la eficiencia en Reclutamiento y Recursos Humanos:

• Se creó un asistente de reclutamiento que genera un resumen sobre los puntos importantes a evaluar sobre las hojas de vida de los candidatos.
  
  

• Este asistente con Breeze AI permite tener un soporte del proceso de selección para resumir perfiles interesantes que el equipo de reclutamiento y selección del Grupo Mavesa quiere evaluar.
  
  

Con estas capacidades, el área de Recursos Humanos ahora puede escalar su operación sin incrementar carga operativa, apoyándose en IA para mantener agilidad y consistencia.

CITA DE CLIENTE SOBRE EL CASO Y USO DE HUBSPOT

Grupo Mavesa, uno de los grandes referentes del sector automotriz en Ecuador, incorporó HubSpot como su plataforma CRM en 2022 para gestionar diversos procesos dentro de la compañía. Si bien originalmente el módulo de tickets está orientado al servicio al cliente o gestión postventa, la compañía enfrentaba un desafío crítico fuera del ámbito comercial: la gestión de postulaciones y el flujo de selección de personal dentro del área de Recursos Humanos. El elevado nivel de postulaciones por vacante que se gestionaban por el canal de correo generaba una saturación de la gestión de los procesos de selección y sobre todo de la bandeja de entrada, la cual no permitía realizar un seguimiento correcto. 

Nombre: Galo Molina Mármol

Cargo: Jefe Nacional BI & CRM