Automatizando la gestión de admisiones en Cosmo Schools: Cómo se logró reducir en 30% el tiempo de cierre

Cosmo Schools es un movimiento que busca transformar la educación en Colombia, a través de una red de colegios de alta calidad, que promueve el autodescubrimiento y los hábitos que promueven el bienestar en el aprendizaje basado en proyectos (ABP), la neurociencia y experiencias prácticas que desarrollen la creatividad, la resolución de problemas y el pensamiento crítico, en la cuál los estudiantes están siempre en el centro de las experiencias.

Los desafíos

Antes de la implementación, Cosmo Schools enfrentaba varios desafíos:

• Trazabilidad de leads: Cosmo Schools ya contaba con una automatización del proceso de generación y gestión de leads en Hubspot, pero sin una correcta trazabilidad de los mismos debido a que se perdían o se gestionaban de manera inadecuada. Es por que ello que los leads que entraban por canales digitales, no tenían una gestión dentro de Hubspot lo que no permitía saber si finalmente se convirtió en cliente o que en parte del embudo de ventas se quedó. 
  
  
• Falta de visibilidad: El equipo de operación y de alta gerencia no tenían una visión clara del estado de cada oportunidad de negocio.
  
  
• Tareas manuales: Un gran número de tareas repetitivas y manuales que consumían tiempo valioso del equipo de operación, dado a las múltiples importaciones y exportaciones que debían hacer para cruzar la data con las otras herramientas y lograr sacar informes consolidados en Power BI.

La solución

Para abordar estos desafíos, Cosmo Schools optó por fortalecer la implementación de su proceso con la licencia de Sales Hub Pro de HubSpot. Este potente conjunto de herramientas permitió automatizar y optimizar su pipeline de negocios de la siguiente manera:

1. Definición del proceso a automatizar: Con Sales Hub Pro, se tuvo la oportunidad de crear un pipeline nuevo y así trazar todo el panorama definido para la automatización del proceso de admisión, permitiendo que el equipo de operación tuviera la trazabilidad de las oportunidades que entraban a la primera etapa del pipeline desde su fuente original y el paso a paso por cada etapa de acuerdo a la automatización de todas las etapas del pipeline.
   
   
2. Seguimiento automatizado: Se implementaron flujos de trabajo automatizados que corresponden a:
   
   a) Definición de propiedades que nos permitieron evidenciar cambio de etapa y de estado del negocio, de acuerdo al avance del proceso del pipeline de negocios.
   
   
   b) Recordatorios y notificaciones a los clientes a través de código personalizado que permitía el envío de mensajes por whatsapp con conexión a Botmaker.
   
   
   c) Definición de tareas al equipo de operación, garantizando que ningún lead fuera pasado por alto.
   
   
   d)Asociación de contactos y negocios con código personalizado, dado que la integración con Botmaker creaba el negocio y el contacto por separado.
   
   
   
3. Gestión del pipeline: Implementamos y utilizamos las herramientas de gestión del pipeline para tener una visibilidad clara y en tiempo real del estado de cada oportunidad de venta, desde el lead inicial hasta el cierre de la venta. Pasando por creación de listas para guardar el histórico de los leads que no entraban a crearse como negocio, creación de propiedades de negocio y de contacto que guardaban la data histórica del negocio y el contacto y creación de informes y dashboards que permiten el análisis de datos del proceso del pipeline de negocios.
   
   
   
4. Integración con otras Herramientas: La integración realizada por el equipo de Cosmo Schools con herramientas existentes como: un integrador de bot con whastapp, de agendamiento de citas y de pagos y facturación, permitió una visión unificada y una gestión más eficiente de los datos de los leads y logramos tener la trazabilidad del proceso hasta convertirse en cliente / negocio ganado o negocio perdido.
   

Cómo lo hicimos

Comprensión del requerimiento y necesidades del negocio

Primero, nos enfocamos en entender los requerimientos y las necesidades del negocio. Utilizamos herramientas como MIRO y Google Sheet para visualizar y desglosar el proceso en pasos detallados, lo que nos permitió identificar claramente la evolución que cada etapa debería tener.

Diseño del pipeline de negocios

Creamos un pipeline de negocio compuesto por 11 etapas específicas. Este diseño nos permitió estructurar el flujo de trabajo de manera coherente y ordenada.

Mapeo de propiedades de negocio y contacto

Procedimos a mapear las propiedades de negocio y de contacto necesarias en cada etapa del pipeline. Estas propiedades actuarían como desencadenantes para las acciones de automatización y la recolección de datos históricos. Creamos un total de 48 propiedades de contacto y 40 propiedades de negocio personalizadas.

Implementación de workflows basados en negocios

Con el pipeline y las propiedades definidas, nos enfocamos en entender y diseñar las automatizaciones necesarias. Implementamos workflows basados en negocios, identificando que estos se crearían a través de la integración con Bootmaker, registrando la información en HubSpot. Desde allí, la automatización gestiona el paso de cada negocio por las diferentes etapas, adaptándose a las múltiples ramificaciones de cada workflow. En total, implementamos 19 workflows con diversos objetivos:

• Mover negocios de una etapa a otra.
  
• Notificar al cliente.
  
• Generar tareas para el equipo de operaciones.
  
• Marcar propiedades específicas.
  
• Guardar negocios en listas específicas.
  

Cada workflow implicaba entre 3 y 5 pasos con diferentes ramificaciones, lo cual requirió múltiples reuniones con el equipo de Cosmo y nosotros para asegurar una implementación exitosa.

Creación de informes y dashboards

En paralelo a la creación de los flujos de trabajo, desarrollamos informes para monitorear cómo se consignaba la data según las métricas definidas por Cosmo. Generamos dos dashboards:

• Un dashboard con el seguimiento detallado del proceso.
  
  
  
• Un dashboard con los resultados generales de la información de los negocios.
  
  

En total, creamos 36 informes que son cruciales para la toma de decisiones del cliente.

Capacitación del equipo

Finalmente, realizamos un proceso de capacitación con el equipo de Cosmo a lo largo de todo el proyecto. Les enseñamos desde la creación de filtros para la visualización de los negocios, creación de UTM’s, creación de informes, visualización de la data a través de vistas, creación de listas de tareas para seguimiento del equipo, hasta los cambios y asignación de propiedades de forma manual y mediante workflows. Esta capacitación puntualmente, redujo significativamente el número de importaciones y exportaciones manuales que el equipo de Cosmo debía realizar para actualizar la información.

Lo que logramos

Gracias a la implementación detallada y meticulosa de Sales Hub Pro de HubSpot, logramos optimizar significativamente el pipeline de negocios de nuestro cliente, mejorando su eficiencia operativa y facilitando la toma de decisiones basada en datos precisos y actualizados.

• Reducción del 30% en el tiempo de ciclo de ventas: La visibilidad y la gestión eficiente del pipeline permitieron cerrar negocios en menos tiempo.
  
  
• Mejora en la productividad del equipo de ventas: La eliminación de tareas manuales y repetitivas liberó tiempo para que el equipo de operación se enfocará en actividades estratégicas.
  
  
• Orquestación de herramientas con Hubspot: En un trabajo en conjunto con el cliente, logramos integrar un bot de WhatsApp, más la herramienta de agendamiento de citas y la de pagos y facturación con Hubspot para que la información viaje de manera correcta y automática entre las herramientas, siguiendo todo el proceso de ventas definido por Cosmo Schools.

“Nuestra experiencia con Grows, fue muy positiva. Nos acompañaron en la implementación del pipeline de ventas y construimos desde cero workflows personalizados para optimizar nuestro proceso de atracción y matrículas. Son diligentes, cálidos y eficientes.”  Al igual que Samuel Bermudez, “ tuvimos la oportunidad de hacer realidad el pipeline que acompañaría toda la ruta de preinscripciones, admisiones y matrículas para Cosmo Schools para el 2025. Un ejercicio que desde el acompañamiento, la empatía, la disposición y todo el conocimiento brindado por Grows, es posible poner en marcha un análisis de deals, leads y su comportamiento frente a nuestra de preinscripción.”
Paola Henao, Growth Manager de Cosmo Schools