Guía para implementar integraciones paso a paso

Implementar integraciones puede ser uno de los procesos más relevantes a considerar en el correcto desarrollo de una empresa, pero no todos conocen realmente cómo hacerlo y el deber de un consultor y/o agencia es dominarlo. Por ello, en este artículo hemos preparado una pequeña guía que te mostrará el paso a paso para lograr el objetivo que necesitan tus clientes.

Paso 0: Prepararse

Antes de comenzar a hacer cualquier implementación es muy importante prepararse y adquirir todo el conocimiento necesario para el caso en el que se trabajará.

Por ello, algunas preguntas que debes realizarte son:

• ¿El cliente tiene integraciones que se encuentran funcionando? ¿cuáles?
• ¿Cuál es su Tech Stack?
• ¿Qué herramientas se usan en cada departamento y/o área de la compañía?
• ¿Cómo se tiene guardada la información?

Idealmente, toda esta información debe ser validada directamente con el cliente en una llamada exploratoria.

Paso 1: Determinar el requerimiento

Para iniciar, es muy importante establecer cuál es la necesidad del cliente, esto se logra indagando junto con él sobre los siguientes temas.

Metas y Planes: 

Definir una meta es, probablemente, la parte crucial de todo el proceso, esta le dará dirección al proyecto y te ayudará a definir el plan de acción.

Para ello, puedes optar por hacer las siguientes preguntas al cliente: ¿Qué le gustaría que hiciera la app que tiene actualmente en la empresa? ¿Qué quiere lograr con la integración?

También es fundamental definir los casos de usuario, con ello se podrá tener un buen entendimiento de las necesidades del cliente. Los casos de usuario constan de las tareas puntuales que el cliente quiere lograr.

Información:

Es muy importante conocer el estado actual de la información del cliente y, a su vez, el estado deseado después de la integración. Asimismo, un punto relevante es proyectar la cantidad de bases de datos que habrá una vez la integración esté completa. Si se considera que habrá más de una, se debe indicar cuál será el “source of truth” o la base que siempre tendrá la información más actualizada, y de la cual se apoyarán las otras para obtener información.

La información casi siempre está guardada en objetos o en tablas, los cuales deben ser examinados de la siguiente manera:

1. Para cada uno se debe definir qué tipo de información es y cómo se relaciona con otros objetos o tablas. Al inicio, hay que preguntarse si esta información será dinámica o inmutable: La información dinámica puede cambiar con el tiempo, por ejemplo, el número de teléfono de un cliente; por el contrario, la información inmutable nunca cambia, por ejemplo, la fecha en que ocurrió un evento.
2. Verificar cómo se relaciona la información. En general, nos interesa saber si la relación es uno a uno, es decir, un objeto de negocio (A) solo puede estar relacionado con un objeto (B), por ejemplo, la relación venta - cliente es uno a uno, ya que uno no le puede hacer la misma venta a dos clientes distintos. Ahora, una relación uno a muchos es una donde un objeto (A) puede estar relacionado con muchos objetos (B), usando el ejemplo anterior, la relación cliente - venta es uno a muchos, esto porque el cliente puede acumular varias ventas con el tiempo.

Paso 2: Escoger opciones

Una vez se tenga toda la información del negocio, se puede comenzar a considerar opciones. Para empezar, dependiendo del presupuesto y las necesidades del cliente, hay cuatro opciones para escoger:

• Software nativo de HubSpot
• Integraciones hechas y mantenidas por terceros
• IPaaS (Integration Platform as a Service)
• Integraciones Personalizadas

Y, dependiendo de la forma de la información, se debe seleccionar las herramientas adecuadas:

• Si la información es inmutable: se usan los eventos en la cronología.
• Para relaciones uno a uno: se utilizan propiedades personalizadas.
• Para relaciones uno a muchos y que sea para uso externo: se utiliza HubDB.
• Para relaciones uno a muchos y que sea para uso interno: se recomienda usar objetos.

Nota para los formularios:

Para cosas simples que no requieran operaciones complejas en el BackEnd es mejor usar los formularios de HubSpot. Por otro lado, si se requiere hacer alguna operación compleja, se recomienda usar el API de formularios.

Paso 3: Elaboración de la integración personalizada

Si en el paso 2 se determina que la mejor solución es una integración personalizada, esto va a requerir trabajo extra, entonces, se necesitará establecer los siguientes criterios:

• Primero, se tiene que determinar los endpoints, estos son los puntos de los cuales va a surgir y llegar información, por ejemplo una base de datos.
• Segundo, se debe determinar bajo qué mecanismo se va a insertar y extraer información de los endpoints. Para esto se debe investigar si los endpoints tienen un API accesible y qué capacidades tiene esta API; si no es así, deberá determinarse qué métodos existen para poder acceder a la información, ¿se pueden hacer peticiones SQL directas a la base de datos?, ¿cómo están accediendo actualmente los usuarios a los datos?

Hay que tener en cuenta la posibilidad de que el usuario requiera tener objetos personalizados. Estos se requieren cuando los objetos que HubSpot tiene por defecto no son suficientes para cumplir las necesidades del cliente. En caso de necesitar objetos personalizados se recomienda hacer un diagrama entidad relación y discutirlo con el cliente para estar seguro de su requerimiento.

Finalmente, para hacer pruebas de la integración se recomienda crear una app privada en HubSpot, con ella se podrá acceder a la información en HubSpot de forma segura durante las pruebas.

Ahora que conoces un poco más sobre la implementación de integraciones estamos seguros de que querrás aplicarlo y queremos ayudarte con ello, por lo cual te invitamos a agendar una asesoría gratuita con nosotros en el siguiente enlace.